Últimamente en mis distintos contactos de asesoramiento a empresas observo una enfermedad común, la reunitis.
El número de reuniones, en la actualidad, pueden ser tantas que pueden ocupar toda la agenda de un mando intermedio, generando graves problemas de; carga de trabajo, falta de ayuda hacia sus colaboradores o equipo, frustración por la pérdida de tiempo, y un largo etc., que afecta a la salud de los trabajadores, y como sabemos los prevencionistas a la productividad.
La comunicación es un proceso que también debe enseñarse, ya lo decía uno de nuestros sabios, el aragonés Baltasar Gracián en su “Oráculo manual y arte de prudencia” (1647), cuando dicta en su discurso XXII “De los conceptos sentenciosos” “Cuanto más breves son en el dicho, suelen ser más dilatadas en el sentido”, y su famoso aforismos en “Agudeza y Arte de Ingenio” “La brevedad es lisonjera y más negociante. Gana por lo cortés lo que pierde por lo corto. Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Y aun lo malo, si poco, no tan malo”. Y siguiendo sus palabras abreviamos.
Antes de convocar una reunión nos podemos hacer varias preguntas ¿Es necesaria la reunión?, ¿Cuánto le costara a la organización la reunión?, ¿Puedo evitar la reunión con un comunicado, o conversación individual?, ¿Cuál es el mejor momento para reunirnos?
Las reuniones deben ser:
- Concisas: Los objetivos de la reunión deben ser claros y concretos, cuales es la funcionalidad y que se pretende conseguir, declarándose en el orden del día o programa que se pasara a los participantes con anterioridad. Es conveniente programar los tiempos dedicados a las temáticas, para definir el tiempo total de reunión. La reunión debe concretar fecha, hora de inicio, finalización (máximo 50 minutos) y lugar. La convocatoria deberá realizarse con un plazo suficiente para asegurar la asistencia, invitando a que quede agendada, y si el plazo es largo deberá incluirse un recuerdo de la cita.
- Lugar: A este respecto debe considerar que tipo de entorno requiere, mesas, sillas, proyectores, etc, si es de pie (mejor si se busca colaboración) algún taburete por si tenemos algún lesionado o problema de que este mucho tiempo de píe. La luz, el ruido, y deberíamos considerar tener al menos agua. Si es online los participantes deben asegurarse que acceden a dicha plataforma con anterioridad. Con respecto a este último punto es conveniente que cuidemos nuestro entorno, silencio, la espalda de la proyección de la cámara que no genere distracción, etc.
- Las reuniones pueden ser de varios tipos, entre otras;
- Explicativas: donde se traslada información y se recogen comentarios al respecto, estas reuniones pueden ser antecedidas por un comunicado que contenga dicha información, consistiendo la reunión en la explicación detallada y desarrollo de potenciales matices.
- Colaborativas: donde se proyectan acciones a realizar, y se planifica y programa como cada participante del equipo debe intervenir para la consecución de las metas y objetivos, de este tipo existen varias; De Equipo: Son encuentros regulares en los que los miembros de un equipo se reúnen para discutir el progreso del trabajo, compartir ideas y tomar decisiones conjuntas. De Seguimiento: Se llevan a cabo para evaluar el avance de un proyecto o proceso, revisar los hitos alcanzados y discutir cualquier problema o desafío que pueda surgir.
- Formaciones: también son reuniones, donde el objetivo es capacitar a los asistentes.
- Negociado: Si la reunión exige de toma de decisión es importante que se definan claramente los criterios de decisión y se llegue a un consenso, este término es de aplicación a cualquier otra reunión que exija toma de decisión. Estas reuniones de negociado pretenden llegar a puntos comunes por diferentes partes, pueden alargarse en el tiempo, en las cuales los participantes pueden partir de puntos contrarios, por lo que se pueden usar muy distintas técnicas y estrategias para debilitar a la otra parte, como son; altas peticiones, largas conversaciones sin fruto para agotar al contrario, e inclusive enfrentarlo a una ventada donde la luz es cegadora, frio calor, etc., las artimañas del ser humano son casi infinitas.
- Otras: existen muchas modalidades de reuniones, por ejemplo, las de lluvia de ideas, o aquellas otras que trabajan sobre herramientas como puede ser un Bussines Model Canvas, mapas empáticos, etc.
- Participación: Quien convoca la reunión debe decidir quién debe participar, incluyendo solo a aquellos que tiene una relación directa con el objetivo, o en su decisión, o en su información que perfectamente esta puede ser con posterioridad en cascada, se debe evitar hacer reuniones multitudinarias. Disponer de herramientas para confirmar la recepción de la invitación. Quien invita debe adelantar que tipo de información debe preparar con antelación los participantes, de manera que todos los participantes sepan qué se espera de ellos y lograr en la reunión. Estos a su vez, deben dedicar un tiempo a la preparación de la reunión, llevando aquellas informaciones, ideas o reflexiones al respecto.
- Desarrollo: debe existir siempre un líder que dé y quite o mida la palabra, debe velar por la fluidez del encuentro y detener la verborrea tan típica en estos encuentros. Vigilara que el debate se produzca siempre en la consecución del objetivo marcado, cortando los debates que no vayan en ese sentido, cuidando de los tiempos de cada ponente y posibilitando la palabra a aquellos otros más tímidos que se suelen ocultar. En su función debe velar por el respeto y la empatía de los ponentes, para el buen desarrollo. Velara con disciplina de los tiempos, marcado los finales con anticipación para llegar a las conclusiones.
- Ejecución: Es conveniente que exista una persona externa que tome nota de lo debatido en la reunión, y que conozca la materia de debate para que no se pierda en tecnicismos, aunque esta circunstancia se suele eludir en las de negociación o estrategia. Las reuniones de toma de decisión deben contar con normas que definan palmariamente los criterios de decisión y su consenso, para en la fase final quede definida la resolución del objetivo. Deben concretarse y resumirse lo expuesto, es importante hacer un resumen de las decisiones tomadas y los acuerdos alcanzados, así como asignar responsabilidades y plazos para el seguimiento.
- Seguimiento: Cuando termina la reunión todos los participantes deben tener un sentimiento de haber aprovechado el tiempo, es conveniente que a los participantes se les envié un resumen, con decisiones, responsabilidades y plazos, al igual que los tiempos de reporte de las actividades programadas para que la reunión alcance su mayor rendimiento.
Evita reuniones a última hora de la mañana y la tarde, los participantes tendrán hambre o cansancio. Considera los horarios de los convocados y sus agendas, por ejemplo; usa doddle, meet, teams, y u otras. Las reuniones los viernes son poco productivas, pues el lunes quedo olvidado. No convoques a mucha gente, seguro que todos no son necesarios. Prepárate la reunión, prepárate la reunión, prepárate la reunión, no es un error, es que pretendo dejar claro la importancia de preparar las reuniones.
La palabra «reunión» viene del latín reunire y significa «acción de volver a ser uno». Sus componentes léxicos son: el prefijo re- (hacia atrás, repetición, intensidad), unus (uno), -ire (terminación usada para crear verbos), más el sufijo -ción (acción y efecto). No considere el lector que todo se recoge en este artículo, pues cada reunión es un mundo, y al igual que el arte de la conversación debe dominarse y practicarse.
Ismael Sánchez-Herrera